Afbestillings- og betalingsbetingelser – DGI Huset Aarhus pr. 5. maj 2026

Generelt

Annullering og afbestilling skal altid ske skriftligt.
Ved annullering forstås hel eller delvis afbestilling, reduktion i deltagerantal, afkortning, flytning eller andre væsentlige ændringer i forhold til den afgivne bekræftelse.

Ved annullering har DGI Huset Aarhus krav på godtgørelse for det tab, der påføres DGI-Huset som følge af annulleringen.

Godtgørelsen er fastsat under hensyntagen til DGI-Husets mulighed for at genafsætte kapaciteten, samt under hensyntagen til de allerede foretagne dispositioner.

Reduktion og ændringer
Reduktion i deltagerantal eller øvrige væsentlige reduktioner bestilt af kunden, betragtes som delvis annullering og afregnes i overensstemmelse med ovenstående.

Flytning
Flytning kan ske efter nærmere aftale og afhænger af tilgængelighed.
Flytning fritager ikke for betaling i henhold til annulleringsvilkårene, medmindre andet aftales.

Forudbetaling
DGI Huset Aarhus er berettiget til at kræve forudbetaling (helt eller delvist) ved større arrangementer og ved selskaber.
Forudbetaling modregnes i den endelige afregning, og tilbagebetales ikke i det omfang, den svarer til den beregnede godtgørelse.

Ekstra ydelser
Ydelser, der ikke er indeholdt i den oprindelige aftale, faktureres særskilt.

Betaling
Betaling sker i henhold til den fremsendte bekræftelse.
Endelig afregning sker efter arrangementets afholdelse, medmindre andet er aftalt skriftligt.

Mødevirksomhed under 100.000 kr. – konferencer, messer og møder

Gældende for arrangementer under kr. 100.000, – inkl. moms.

Godtgørelse ved annullering beregnes som følger:

• Mere end 60 dage før 1. arrangementsdag:
  Ingen godtgørelse fra kunde
• 60 – 30 dage før 1. arrangementsdag:
  50 % af den aftalte pris
• 30 – 8 dage før 1. arrangementsdag:
  65 % af den aftalte pris
• Mindre end 8 dage før 1. arrangementsdag:
  Fuld betaling

Mødevirksomhed over 100.000 kr. – konferencer, messer og møder

Gældende for arrangementer over kr. 100.000, – inkl. moms.

Der opkræves forudbetaling på 20 % i fm. accept på aftalen.

Godtgørelse ved annullering beregnes som følger:

• Mere end 120 dage før 1. arrangementsdag:
  20 % af den aftalte pris
• 120–30 dage før 1. arrangementsdag:
  50 % af den aftalte pris
• 30 – 8 dage før 1. arrangementsdag:
  65 % af den aftalte pris
• Mindre end 8 dage før 1. arrangementsdag:
  Fuld betaling

Selskaber erhverv – firmafest, firma-reception, øvrige firmaevents 

Gældende for alle arrangementer.

Der opkræves forudbetaling på 20 % i fm. accept på aftalen.

Godtgørelse ved annullering beregnes som følger:

• Mere end 120 dage før 1. arrangementsdag:
  20 % af den aftalte pris
• 120–30 dage før 1. arrangementsdag:
  50 % af den aftalte pris
• 30 – 8 dage før 1. arrangementsdag:
  65 % af den aftalte pris
• Mindre end 8 dage før 1. arrangementsdag:
  Fuld betaling

Reduktion i deltagerantal ved Selskaber erhverv

Endeligt deltagerantal skal meddeles senest 7 dage før arrangementsdato. Frem til 7 dage før afvikling kan deltagerantal reduceres med op til 10 % uden omkostninger.
Ved mere end 10% reduktion betragtes den overskydende procentandel som delvis annullering og afregnes fuldt ud i ht aftalegrundlag.

Selskaber privat – familiefester m.v.

Gældende for alle arrangementer.

Der opkræves forudbetaling på 20 % i fm. accept på aftalen.

Godtgørelse ved annullering beregnes som følger:

• Mere end 30 dage før 1. arrangementsdag faktureres:
  20 % af den aftalte pris
• 30 – 8 dage før 1. arrangementsdag:
  50 % af den aftalte pris
• Mindre end 8 dage før 1. arrangementsdag:
  Fuld betaling

Reduktion i deltagerantal ved Selskaber privat

Endeligt deltagerantal skal meddeles senest 7 dage før arrangementsdato. Frem til 7 dage før afvikling kan deltagerantal reduceres med op til 10 % uden omkostninger. Ved mere end 10% reduktion betragtes den overskydende procentandel som delvis annullering og afregnes fuldt ud i ht aftalegrundlag.

Leje af idrætslokaler, leje af idrætslokaler med instruktør, idrætsevents m.v.

Godtgørelse ved annullering beregnes som følger:

• Mere end 30 dage før lejedato: Ingen godtgørelse fra kunde.
• 30-7 dage før lejedato: 50 % af den aftalte pris.
• 7 dage eller mindre før lejedato: 100 % af den aftalte pris.
• No show – Ved manglende fremmøde har DGI Huset Aarhus krav på fuld betaling.

Supplerende bestemmelser

Tabsbegrænsning
DGI Huset Aarhus er forpligtet til i videst muligt omfang at søge et eventuelt tab begrænset, herunder ved at forsøge at genafsætte lokaler og ydelser til anden side.

Hvis der kræves godtgørelse ved annullering, kan kunden kræve dokumentation for, at genafsætning ikke har fundet sted.

Aflysning eller omplacering fra DGI Huset Aarhus
Hvis DGI Huset Aarhus er nødsaget til at aflyse eller omplacere et arrangement, er kunden berettiget til at kræve dokumenterede og rimelige meromkostninger dækket.

Reklamation
Eventuelle reklamationer eller krav om godtgørelse skal fremsættes skriftligt snarest muligt efter arrangementets afholdelse eller forventede afholdelse.

Force majeure
Ved forhold uden for parternes kontrol (force majeure), herunder men ikke begrænset til strejke, lockout, brand, vandskade, pandemier eller myndighedspåbud, kan aftalen ophæves uden ansvar for parterne.

Prisændringer
DGI Huset Aarhus forbeholder sig ret til at regulere priser som følge af ændringer i skatter, afgifter og omkostninger.

Skader og ansvar
Kunden er ansvarlig for skader forvoldt af kunden eller deltagere på bygninger, inventar eller personale.

Persondata
DGI Huset Aarhus behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Lovvalg og værneting
Enhver tvist afgøres efter dansk ret ved DGI Huset Aarhus’ hjemting.

Branchekutyme
I det omfang andet ikke er aftalt, gælder almindelig branchekutyme, herunder HORESTAs standardbetingelser.

Opdateret af DGI Huset Aarhus 06-05-2026